OFFICE常用技巧——WORD篇

阿呆

Microsoft Office Word——这是大家都常用的一个软件了吧！但是都能了解其中的奥秘吗？
在这个帖子里，我们一起讨论Microsoft Office Word的一些使用技巧，以帮助大家提高使用效率。

阿呆

将网上下载下来的文档直接粘贴到记事本，再从记事本“复制/粘贴”到Word文档即可。
如果还有一些带回车符的空白行，则执行“编辑/查找”命令，在“查找”栏输入^p^p，在“替换”栏中输入^p，最后单击“全部替换”按钮，删除多余的空白行。

世人皆醉

學習中～～

阿呆

　　打开Office文档时遇到问题？比如无法打开Office文件、无法打开有密码保护的Office文件等。来看看是怎么回事。
　　无法打开文件。
　　文件可能已损坏
　　试图打开的文件可能已损坏。Microsoft Office 程序可以让您试着从损坏的文件中恢复文字，或者如果恢复的文件无法使用，那么您可以删除损坏的文件，然后打开备份。
　　操作方法
　　一、如果所使用的 Microsoft Office 程序没有响应，请恢复程序。
　　操作方法
　　1、在 Microsoft Windows“开始”菜单上，指向“所有程序”， 指向“Microsoft Office”，再指向“Microsoft Office 工具”，然后单击“Microsoft Office 应用程序恢复”。
　　2、在“应用程序”列表中，单击没有响应的程序或文档。
　　3、请执行下列操作之一：
　　•若要试图恢复先前正在使用的文件，请单击“恢复应用程序”或“重新启动应用程序”。
　　•如果只想关闭程序，并且放弃对文件进行的最新更改，请单击“结束应用程序”。
　　4、可将导致问题的错误报告给 Microsoft，以用于改进此程序的将来版本。单击“发送错误报告”或“不发送”。
　　注释 如果没有连接到 Internet，请单击“以后再发送错误报告”，以在下次连接时，提示您发送该报告。
　　二、打开 Office 程序。
　　三、查看在“文档恢复”任务窗格 (任务窗格：Office 应用程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，同时继续处理文件。)中列出的文件，然后决定要保留的文件。
　　操作方法
　　•如果文件标题中含有“[已恢复]”，则该文件通常比标题中含有“[原始文件]”的文件包含更多最近所做的更改。
　　•如果要查看对文件所进行的修复，请指向“文档恢复”任务窗格中的该文件，单击文件名旁的箭头，再单击“显示修复”。
　　•如果要查看所恢复的版本，请打开所有的版本，然后保存最好的一个版本。
　　四、对于每个要保留的文件，请指向“文档恢复”任务窗格中的该文件，单击文件名旁的箭头，然后执行下列操作之一：
　　•若要使用该文件，请单击“打开”。
　　•若要保存该文件，请单击“另存为”，再输入该文件的名称。默认情况下，文件将保存在与原文件相同的文件夹中。如果使用与原文件相同的名称，则原文件将被覆盖。当看到一条消息询问您是否要替换已有文件(包含截止上一次保存文件时所做的更改)时，请单击“是”。
　　五、打开或保存了所有要保留的文件后，单击“文档恢复”任务窗格中的“关闭”。
　　文件名可能太长
　　文件名或路径名可能超过 223 个字符。请执行下列操作之一：
　　•缩短文件名。
　　•将文件移动到与文件夹层次结构的顶级更加接近的另一个文件夹中。
　　再次尝试打开文件。
　　文件所处的磁盘可能太满
　　请尝试将文件移动到其他磁盘以获得更多可用的空间。

　　Office“打开”对话框未列出我正在查找的文件。
　　检查文件类型
　　确保在“文件类型”框中选择了正确的文件类型。
　　指导搜索
　　在“打开”对话框中，单击“工具”，再单击“查找”。选择所需选项，再单击“搜索”。
　　检查网络连接
　　如果您正在网络上查找文件，并且网络驱动器未出现在“打开”对话框中的“查找范围”之下，请执行下列操作：
　　1、单击“工具”，再单击“映射网络驱动器”。
　　2、在“驱动器”框中，单击要用来连接到网络的驱动器字符。
　　3、在“文件夹”框中，输入文件在网络上的路径，例如键入“\\server\share”。
　　提示
　　如果网络支持 UNC (通用命名规则 (UNC)：一种对文件的命名规则，它提供了独立于机器的文件定位方式。UNC 名称使用 \\server\share\path\filename 这一语法格式，而不是指定驱动器符和路径。)，也可在网络驱动器上查找文件。方法是：在“打开”对话框的“文件名”框中键入 UNC 路径即可，例如，键入“\\plans\documents”。
　　在“网上邻居”中查找
　　如果您正在查找 Web 服务器  (Web 服务器：存储网页并响应浏览器请求的计算机。也称为 HTTP 服务器，它存储的文件的 URL 以 http:// 开头。)上的文件：
　　•在“打开”对话框中，单击“我的位置” (位置栏：此栏位于某些对话框的左侧(如“打开”、“另存为”或“插入图片”)，其中包含了指向“我最近的文档”、“桌面”、“我的文档”、“我的电脑”和“网络邻居”之类文件夹的快捷方式。)栏上的“网上邻居”以显示 Web 服务器上的文件夹。双击文件夹，直到打开包含所需文档的文件夹为止。
　　也可以在“打开”对话框的“文件名”框中键入文件夹路径，例如，键入“http://myserver/public”。

　　无法打开受密码保护的文件。
　　密码区分大小写。请查看是否按下了 Caps Lock，或者重新键入密码，确保没有键入错误。

　　在单独窗口中打开文件。
　　当您在 Microsoft Office 程序中创建或打开文件时，将在独立窗口中打开文件。通过单击任务栏上文件按钮或按 Alt+Tab，可从一个文件快速切换到另一个文件。

　　指向文件的快捷方式不再工作了。
　　该文件可能已被重命名或删除
　　如果目标文件的名称或扩展名有了任何更改，快捷方式将无法工作。请使用 Microsoft Office 的“搜索”功能查找与要打开的文件有相似的名称或者创建或更改于相同日期的文件。
　　进行搜索
　　在“打开”对话框中，单击“工具”，再单击“查找”。选择所需选项，再单击“搜索”
　　该文件可能暂时不可用
　　•如果该文件位于网络服务器上，请询问您的网络管理员该服务器驱动器是否不可用。
　　•如果文件位于可移动介质上，例如，软盘，请确保带有目标文件的介质已经正确地插入到了驱动器或设备中。

阿呆

　　Word文档在保存时可能遇到各种各样的问题。我们来看以下四大类的11个文档保存问题分别是什么原因引起的，以及如何解决。
　　以 Microsoft Word 文件格式保存文档
　　保存文档后，更改丢失
　　•我在网络上打开文档 对于存储在网络服务器上的文档，如果您单击“文件”菜单上的“退出”命令来保存文档，则您已将文档的副本保存到了硬盘上，而并未保存在服务器上。因为更改保存在硬盘上的副本中，所以当您重新通过网络打开该文档时，将无法看到更改。若要避免将文档的修改保存到一个单独的文档副本中，应在退出 Word 前使用“文件”菜单上的“保存”命令保存更改。
　　•我使用“自动恢复”功能保存更改，但在恢复文件中无法看到更改 当 Word 意外关闭时，“自动恢复”可能尚未将更改保存到恢复文件中。恢复文件中包含的新信息数量取决于 Word 保存恢复文件的频率。例如，如果每 15 分钟保存一次恢复文件，那么在发生断电或类似问题时，最多可能丢失 15 分钟的工作。若要改变“自动恢复”功能的保存时间间隔，请单击“工具”菜单上的“选项”命令，然后在“保存”选项卡上的“分钟”框内输入所需的数字。
　　试图保存文档时，得到文件太大的提示信息
　　•如果文档太大而无法保存，可将其拆分为几个小部分。请将部分文档剪切下来，将其粘贴到新文档中，然后分别保存各个部分。若要顺序打印这些文件，请使用 INCLUDETEXT 域连接文档。 •将文档转换为主控文档，然后将其组成部分保存为单独的子文档。
　　试图保存对文档的更改时，得到文档为只读的信息
　　您无法更改只读文档。若要保存更改，必须用一个新文件名保存该文档。如果将文档保存到新的文件夹或其他文件夹，也可以使用相同的文件名。

　　以其他文件格式保存文档
　　“保存类型”框中未显示保存文档所需的文件格式
　　•请确认 Microsoft Word 提供了您需要的文件格式。 •您或系统管理员可能选择了不在计算机上安装转换器。如果 Word 中提供了您需要的文件格式，则可以安装所需的转换器。
　　以 RTF 格式保存文档时，位图图标丢失
　　如果将位图作为链接文件插入到 Word 文档中并显示为图标，然后以 RTF 格式保存文档，则会显示位图而不是图标。若要确认位图在文档的 RTF 版本中显示为图标，请选中“显示为图标”复选框并清除“链接到文件”复选框(单击“插入”菜单中的“对象”命令，然后单击“由文件创建”选项卡可看到这两个复选框)。

　　用“自动恢复”功能恢复尚未保存的更改
　　丢失文档前打开了“自动恢复”功能，但是无法保存或打开恢复文件
　　•启动 Word。 •单击“打开” 。 •找到包含恢复文件的文件夹(通常 “Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Word” 文件夹)。 •在“文件类型”框中，单击“所有文件”。
　　每个恢复文件都命名为“‘自动恢复’保存文件名”，并以 .asd 作为其扩展名。
　　•打开恢复文件。 •单击“保存”按钮  。 •在“文件名”框中键入或选择现有文档的文件名。 •当提示信息询问是否覆盖现有文档时，请单击“是”按钮。
　　退出 Word 时，任何未保存的恢复文件都将被删除。
　　提示
　　使用“文件搜索”对话框可以快速找到自动恢复的文档(单击“打开”对话框中的“工具”菜单，然后单击“查找”命令可显示该对话框)。使用“文件名”属性，然后在“值”框中键入“‘AutoRecovery’*.*”。
　　恢复文件中未包含所做的更改
　　恢复文件中包含的新信息数量取决于 Word 保存恢复文件的频率。例如，如果每 15 分钟保存一次恢复文件，在发生断电或类似问题时，最多可能丢失 15 分钟的工作。若要改变“自动恢复”功能的保存时间间隔，请单击“工具”菜单上的“选项”命令，然后在“保存”选项卡上的“分钟”框内输入所需的数字。
　　我使用“自动恢复”功能，但无法找到恢复文件
　　•可能需要自己打开恢复文件 打开“自动恢复”功能后，在发生断电或类似问题后重新启动 Word 时，通常 Word 会打开恢复文件。如果由于某种原因 Word 未打开恢复文件，您可以自己打开文件。默认情况下，恢复文件位于“Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Word” 文件夹。如果曾经更改保存恢复文件的位置，请单击“工具”菜单上的“选项”命令，然后在“文件位置”选项卡上查看新的保存位置 。
　　•Word 可能尚未创建恢复文件 默认情况下，打开文档后 10 分钟创建恢复文件。如果在创建恢复文件以前 Word 或计算机便停止了响应，则无法自动恢复您所做的更改。若要使“自动恢复”功能更频繁地保存更改，可改变保存恢复文件的时间间隔。
　　•可能在未进行保存的情况下关闭了恢复文件 如果未进行保存就关闭恢复文件，恢复文件将被删除。恢复文件关闭后便无法恢复未保存的更改。
　　•可能删除了恢复文件 恢复文件的扩展名为“.asd”。如果删除了恢复文件，则无法自动恢复您所做的更改。
　　•文档可能是主控文档 Word 可以为单独的子文档创建恢复文件，但无法为主控文档创建恢复文件。
　　•是否正在使用“Visual Basic 编辑器”修改宏? “自动恢复”功能只为在当前会话期间修改的文档创建恢复文件。如果在 Word 中打开文档后，只在“Visual Basic 编辑器”中进行更改，则 Word 不会认为该文档发生了更改。若要使 Word 创建的恢复文件包含在“Visual Basic 编辑器”中对宏所做的更改，请对 Word 文档本身进行某些更改(例如，添加一个换行符，再将其删除)。

　　命名文档
　　保存文档时，文件名中增加了一个额外的扩展名
　　保存文档时，如果所用的文件扩展名不同于该文件类型的默认扩展名，则 Word 会将默认的扩展名加在所用的文件名之后。例如，一个 Word 文档的文件名可能是“Budget.abc.doc”。若要在保存文档时使用不同于该文件类型默认扩展名的其他扩展名，则必须将整个文件名用引号括起来，例如“Buget.abc”。
　　已保存文件的文件名中包含两个句号
　　用以句号结尾的文件名(例如“Sales.”)保存文档时，Word 会在该文件名后添加一个句号和默认的文件扩展名。例如，一篇 Word 文档的文件名可能显示为“Sales..doc”。若要使用某文件类型的默认扩展名保存文档，请不要在文件名后面键入句号。保存文件时系统会自动添加句号。
　　扩展名对于标识文件类型并确定用哪个程序打开该文件是必不可少的。
　　保存文档时，出现“重名”错误
　　Microsoft Word 可能正在执行自动后台保存。如果选中“允许后台保存”复选框(在“工具”菜单上，“选项”对话框中的“保存”选项卡上)，并在 Word 执行自动后台保存时试图保存一个长文档，Word 会在两种保存操作中使用相同的文件名。完成后台保存后，再保存文档。(当 Word 进行自动后台保存时，状态栏上会出现一个脉动的磁盘图标)

阿呆

　　大家常常会遇到一种情形，那就是当Word打到一半的时候，此时电脑当机了 ，如果之前没有存档 ，那文档就丢失了。之前的辛苦和努力付之东流。那时真是欲哭无泪，所以在此偷偷告诉大家一个小秘方。

　　当电脑当机时，Word中来不及存档的档案，系统会将他会暂时存放在C:\Windows\Application Data\Microsoft\Word的隐藏文件夹里，所以重开机时只要到上述的地方 ，找到文件名为 → ＸＸＸ.asd 之类的这就是你刚辛苦打的文件了，再把副档名改为ＸＸＸ.doc ，就可以找回刚刚原来辛苦打的文件了。

阿呆

　　用WPS编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一WPS文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。
　　小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。

阿呆

　　有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！

阿呆

　　Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。

阿呆

　　选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。

阿呆

　　Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel和WPS 2000/Office中同样适用。
　　小提示：
　　其实，小编还有两种快速更改Word文本字号的方法：
　　(1)选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+<键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号；
　　(2)选中文字后，按键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。

阿呆

　　首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。

阿呆

　　虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
　　(1)当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；
　　(2)选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框(如图1)，最后单击“确定”按钮完成即可。

阿呆

　　为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击Word工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。

阿呆

　　快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

不是成都人

不错,不错,很多平时都用的到~~

天马行空

學習中～～

乐不思蜀

请楼主注意编辑一下在一个或两个贴子里,别给人怀疑是.................谢谢您的理解!