OFFICE常用技巧——EXCEL篇

阿呆 · 发表于 2007-10-29 14:09

EXCEL电子表格具有强大的数据处理功能。只要你常用电脑，相信你与EXCEL密不可分。
借助此贴，与大家交流Microsoft Office Excel的使用技巧。

阿呆 · 发表于 2007-10-29 14:11

以下是使用过程中，输入公式错误时的几种常见的错误提示，以及错误原因，现总结一下仅供参考。
　　#DIV/0：在公式中出现了除以0的错误。　　
　　#N/A：在公式中引用的一些数据不可用。　　
　　#NAME?：公式中的文字，系统不能识别。　　
　　#NULL!：指定的相交并没有发生。　　
　　#NUM!：参数输入值不正确。　　
　　#REF!：单元格引用无效。　　
　　#VALUE!：提供的参数没有使用系统期望的数值类型。

阿呆 · 发表于 2007-10-29 14:12

　　1．巧分窗口
　　如果仔细观察可能会发现，在Excel垂直滚动条上方与带黑三角形按钮相邻的地方，有一个折叠起来的按钮，双击（以下双击均指双击鼠标左键）它，即可将当前窗口上下一分为二；双击水平滚动条右方的折叠起来的按钮，可将当前窗左右一分为二。
　　2．调整列宽
　　单元格内的文本或数字在列宽不够时，超出宽度部分不显示或显示为#，这时可将鼠标指向此列列标右边界线，待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击，可得到最适合的列宽，即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容，用同样的办法可得到最适合的行高。
　　3．快速移动
　　利用鼠标，可使单元格指针快速移动很长距离。假如在A1∶A30内有一连续数据，若要使单元格指针从A1迅速移到A30，只需用鼠标双击A1单元格的下边框，单元格指针则快速向下移动，直到最后一个不是空白的单元格为止，若要使单元格指针在连续数据上向右快速移动，则双击单元格的右边框。
　　4．填充有规律数据
　　某列的相邻列（左或右列）已有数据或文字，若要在该列得到有规律的数据或文字，双击鼠标可快速填充，方法如下：要得到相同的一列数据、文字或需要复制公式，只需在此列的第一个单元格内输入内容，然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄，即可在此列快速填充，直到空白单元格为止；若要得到等差数列，只需在此列的第一和第二单元格内输入等差数列的前两个数据并选定它们，用鼠标双击右下角的填充柄，即可快速填充，直到空白单元格为止。

阿呆 · 发表于 2007-10-29 14:17

在工作中笔者要经常录入大批保留三位小数的数据表，数据范围为0.001～100.000，由于大部分数据集中0.001～0.010之间，这样输入一个数据就需要击键5次，录入速度比较慢。能不能提高输入速度呢？经过研究，笔者发现通过对数据格式进行重新定义可大大提高录入效率，如输入“0.001”只需输入“1”即可，下面是具体的实现方法和步骤：
方法一：自动设置小数点
1. 选定需要输入数据的单元格；
2. 在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡；
3. 选中“自动设置小数点”复选框；
4. 在“位数”框中，输入小数位数，本例中输入“3”；
5. 单击“确定”按钮，开始输入数据。
编辑提示：“位数”框中可输入正数，也可以输入负数。例如，如果在“位数”框中输入“3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为“0．001”。如果在“位数”框中输入“－3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为 “1000”；在选择“自动设置小数点”选项之前输入的数字不受小数位数的影响。
方法二：自定义数据格式
1. 选定需要输入数据的单元格；
2. 在“格式”菜单上，单击“单元格”，选中“数字”选项卡；
3. 在“分类”下拉框中选中“自定义”；
4. 单击“类型”输入框，输入新的格式类型“0.000,”，注意逗号“,”为半角英文字符，而非中文全角标点；
5. 单击“确定”按钮，开始输入数据。
编辑提示：可以通过自定义“类型”来定义数据小数位数，在数字格式中包含逗号，可使逗号显示为千位分隔符，或将数字缩小一千倍。如对于数字“1000”，定义为类型“＃　＃＃＃”时将显示为“1　000”，定义为“＃　”时显示为“1”。
不难看出，使用以上两种方法虽然可以实现同样的功能，但仍存在一定的区别：使用方法一更改的设置将对数据表中的所有单元格有效，方法二则只对选中单元格有效，使用方法二可以针对不同单元格的数据类型设置不同的数据格式。使用时，用户可根据自身需要选择不同的方法.

阿呆 · 发表于 2007-10-29 14:22

　　自动输入序号　　
　　在Excel中制作表格经常需要输入序号，但是在实际的应用中，序号的种类有很多，有些还需要用特殊符号来表示，甚至是自动输入和调整序号，下面就来介绍几个关于序号的小技巧。
　　快速输入序号　　
　　在Excel中我们可以快速的输入一些常用的序号，如一、二……甲、乙……一月、二月……
　　先输入序号的开头二个，接着选中这二个序号所在的单元格，把鼠标移到第二个序号的右下角会发现鼠标指针呈十字状形状，这时按住鼠标左键拖拽到输入序号的最后一个单元格，松开鼠标就会发现序号已经自动输入了（如图1）。

　
　　
自定义特殊序号

　　如果想让一些特殊的序号也能像上面一样进行自动填充的话，那可以把这些特殊序号加入到自定义序列中。　　
　　点击菜单“工具”　“选项”，在弹出的对话框中点击“自定义序列”标签，接着在右面输入自定义的序号，如“A、B、C……”，完成后点击“添加”按钮，再点击“确定”按钮就可以了（如图2）。

　　设置好自定义的序号后，我们就可以使用上面的方法先输入头二个序号，然后再选中输入序号的单元格，拖拽到序号的最后一个单元格就可以自动填充了。

　　自动输入序号　　

　　Word中有个自动输入序号的功能，其实在Excel中也有这个功能，可以使用函数来实现。点击A2单元格输入公式：=IF(B2="","",COUNTA($B$2:B2))，然后把鼠标移到A2单元格的右下方，鼠标就会变成十字形状，按住拖拽填充到A列下面的单元格中，这样我们在B列输入内容时，A列中就会自动输入序号了（如图3）。

　　快速输入复杂序号　　

　　有时候我们需要输入一些比较长的产品序号，如493948830001、493948830002、493948830003……，前面的数字都是一样的，只是后面的按照序号进行变化。对于这样的序号我们也可以进行快速输入。　　

　　选中要输入这些复杂序号的单元格，接着点击菜单“格式”　“单元格”，在弹出的对话框中点击“数字”标签，在分类下选择“自定义(如图4)”，然后输入“"49394883"0000”完成后点击“确定”按钮。

　　以后只要在选中的单元格中输入1、2、3……序号时，就会自动变成设置的复杂序号了。

　　自动调整序号　　

　　有时候我们需要把部分行隐藏起来进行打印，结果却会发现序号不连续了，这时就需要让序号自动调整。　　

　　在A2单元格输入公式：=SUBTOTAL(103,$B$2:B2)，然后用上面介绍的方法拖拽到A列下面的单元格，这样就会自动调整序号了。　

小猪飞蛋 · 发表于 2007-10-29 14:35

受教了

不是成都人 · 发表于 2007-10-29 14:44

在A2单元格输入公式：=SUBTOTAL(103,$B$2:B2)，然后用上面介绍的方法拖拽到A列下面的单元格，这样就会自动调整序号了。　

这个好象不行,只有前几行可以,后面的不行了~~

24米的阳光 · 发表于 2007-10-29 17:55

学习了

天马行空 · 发表于 2007-10-29 20:49

学习了..

莫名QM · 发表于 2007-11-18 22:36

学习了

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